Features

Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, was easyRMA kann und welche funktionen es hat.

Neu: Schnittstelle JTL-Shop3 und xt:commerce

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit Ihren JTL-Shop 3 und xt:commerce Onlineshop mit easyRMA zu verbinden. Ihrem Kunden werden bei der Eingabe seines Produktes direkt die Produkte aus Ihrem JTL-Shop3 oder xt:commerce Shop angezeigt. Mit einem Klick hat dieser dann die richtige Produktbezeichnung im Formular.

easyRMA Kundenbereich Reklamationserfassung

Neu: FAQ

Ab Sofort können Allgemeine Fragen direkt auf der Reklamationsseite vorab geklärt werden. Sie haben im Backend die Möglichkeit Fragen mit Antworten zu hinterlegen. Diese werden Ihren Kunden dann direkt im Kundenbereich angezeigt. Klickt der Kunde auf die Frage, klappt sich eine passende Antwort dazu aus. So können Sie viele Reklamationen schon vermeiden, bevor sie gestellt werden

Kundenbereich – Hauptseite

In diesem Bereich kann Ihr Kunde auswählen, was er tun möchte. Er hat zum einen die Möglichkeit eine neue Reklamation zu erfassen und zum anderen kann er den aktuellen Status seiner Reklamation über “Statusabfrage” abrufen.

Sie können z.B. eine Domain www.ihrfirmenname-rma.de aufschalten – easyRMA ist dann unter dieser Domain für Ihre Kunden erreichbar.

Kundenbereich – Erfassen einer Reklamation

In diesem Bereich kann Ihr Kunde alle relevanten Daten für seine Reklamation hinterlegen. Nach dieser Eingabe erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit seiner persönlichen RMA-Nummer, über die seine Reklamation im System gelistet ist per E-Mail.

Kundenbereich – Statusabfrage

Hier hat Ihr Kunde die Möglichkeit mit der ihm vorliegenden RMA-Nummer 24 Stunden täglich zu schauen, in welchem Status sich seine Reklamation befindet. Die im Backend von Ihren Mitarbeitern hinterlegten Statusnachrichten werden dem Kunden angezeigt.

Backend – Login

Das Backend ist der Bereich für Sie und Ihre Mitarbeiter. Es ist mit einer Zugangskontrolle gesichert, somit kommen nur Mitarbeiter in easyRMA, die dazu eine Berechtigung haben.

Backend – Übersicht

Hier werden alle nocht nicht bearbeiteten Reklamationen angezeigt. Ihre Mitarbeiter haben so immer im Blick, welche Reklamationen noch offen sind und bearbeitet werden müssen.

Backend – Gesamtübersicht

In der Gesamtübersicht finden sich alle Reklamationen, sie sind nach Datum geordnet. Hierüber können alle Reklamationen auch in Detailansicht angesehen werden. Hier befindet sich auch der Button “ins Archiv”, mit dem Sie eine abgeschlossene Reklamation in das Archiv verschieben können. Diese Reklamationen gelten als nicht mehr Geschäftsrelevant. Die Reklamationen werden werden durch farben hinterlegt. Diese Farben erklären den aktuellen Reklamationsstatus.

Backend – Archiv

Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich Reklamationen zu löschen. Dies gewährleistet eine lückenlose Aufzeichnung aller relevanten Reklamationsvorgänge. Reklamationsvoränge, die nicht mehr Geschäftsrelevant sind, können in das Archiv verschoben werden.

Backend – Detailansicht einer Reklamation

In der Detailansicht können Sie die Kundendaten und sämtliche Beschreibungen des Kunden zum Reklamationsfall ansehen. Sie haben außerdem die Möglichkeit interne Vermerke zu hinterlegen und E-Mails direkt aus easyRMA an den Kunden zu senden. Hierbei wird der ausgehende E-Mail Verkehr gespeichert und als Log unterhalb des Datenblattes gesammelt. Somit kann jeder Ihrer Mitarbeiter einsehen, welche Dinge bei jener Reklamation unternommen wurden.

Backend – Suchfunktion

Mit der Suchfunktion haben sie jederzeit die Möglichkeit alle Reklamationen zu durchsuchen. Das ganze ist nicht auf Namen und Firmennamen beschränkt. EasyRMA durchsucht das komplette Kundendatenblatt. Wenige Buchstaben eines Suchwortes, eines Kundennamens oder einer Rechnungsnummer reichen aus um sich den Reklamationsfall auf zu rufen.

Backend – Einstellungen

Unter Einstellungen haben Sie die Möglichkeit Systemrelevante E-Mail Nachrichten und eine Signatur für E-Mails zu hinterlegen. Darüber hinaus kann ein Servicename festgelegt werden z.B. “RMA Service System – XY AG”.

Backend – Reklamationsgründe

Sie können unbegrenzt viele Gründe, die ein Kunde auswählen kann hinzufügen, löschen und bearbeiten. Diese Reklamationsgründe werden Ihrem Kunden bei der Erfassung einer Reklamation im Kundenbereich zur Auswahl gestellt.

Backend – Statusinformationen

Statusinformationen sind kleine Nachrichten, die den Status der aktuellen Reklamationsstufe beschreiben. Diese werden dem Kunden bei der Statusabfrage angezeigt und helfen Ihren Mitarbeitern einschätzen zu können, in wie weit eine Reklamation abgeschlossen ist. Eine Statusinformation kann z.B. sein: “Rücksendung im Logistikzentrum angekommen”.

Backend – Mitarbeiter und Rechte

Im Bereich Mitarbeiter können Sie neue Mitarbeiter anlegen und deren Berechtigungen verwalten. Sie können Mitarbeiter anlegen, die keine anderen Mitarbeiter und Einstellungen bearbeiten können.

Backend – Mitarbeiter-Passwörter

Ihre Mitarbeiter können eigene Passwörter hinterlegen.
Diese werden im System verschlüsselt verwaltet.
Tipp: Lassen Sie aus Sicherheitsgründen einmal monatlich die Passwörter Ihrer Mitarbeiter ändern.