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Warehouse Management Guide – So optimieren Sie Ihr kleines bis mittelgroßes Lager

Mit diesem Warehouse Management Guide möchten wir Ihnen eine praktische Hilfestellung mit an die Hand geben. Wenn Sie im Onlinehandel tätig sind und Ihr Geschäft ausbauen, ist irgendwann der Zeitpunkt erreicht, an dem ein Regal oder ein Abstellraum als provisorisches Lager einfach nicht mehr ausreicht. Ein externes Lager muss her. Das beinhaltet die entsprechenden Räumlichkeiten und selbstverständlich auch Mitarbeiter, die sich um die anfallenden Arbeiten kümmern. Aber unabhängig davon, ob Sie derzeit nur ein kleines Lager betreiben oder Ihr Lager bereits eine ansehnliche Größe erreicht hat – es gibt garantiert einiges zu optimieren. Die meisten Lager laufen nicht so effizient, wie es eigentlich möglich wäre. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen bestehende Schwachstellen in Ihrem Lager aufzeigen und Ihnen erklären, wie Sie diese bereinigen können.

Folgende Fragen möchten wir dabei beantworten:

  • Wie können Sie die Arbeitszeit in Ihrem Lager reduzieren, während die Produktivität gleich bleibt?
  • Auf welche Weise können Sie möglichst schnell und kostengünstig Waren an Ihre Kunden versenden?
  • Wie können Sie die Inventur optimieren, um Retouren den Kampf anzusagen und die Effizienz zu steigern?
  • Auf welche Art können Sie die vorhandenen Raum-Kapazitäten weiter steigern, um mehr Produkte einzulagern?

Vielleicht haben Sie sich einige dieser Fragen selbst schon einmal gestellt. Es handelt sich um gängige Herausforderungen unabhängig der Größe Ihres Warenlagers. Eine passende Lösung dafür zu finden, gehört unbedingt dazu, wenn Sie mit Ihrem Betrieb weiterhin wachsen möchten.

Senken Sie die Frachtkosten beim Warehouse Management

Die Kosten bezeichnet, die für den Transport von Waren oder Rohstoffen anfallen bezeichnet man als Frachtkosten oder Transportkosten. Auch wenn diese später oft an den Konsumenten weitergegeben werden, müssen sie zunächst vom Unternehmen selbst getragen werden. Für viele Betriebe übersteigen diese Kosten die aller anderen Fulfillmentausgaben bei Weitem. Indem Sie die Transportkosten senken können, schaffen Sie damit nicht nur für den eigenen Betrieb eine Erleichterung, sondern erzielen gleichermaßen auch einen Mehrwert für Ihre Kunden. Empfehlenswert ist es hier, sich der eigenen Optionen bewusst zu werden. Welchen Transportdienstleister nutzen Sie? Gibt es alternative Möglichkeiten, die hier mehr Erfolg versprechen? Oft ist hier auch die Konsultation eines Experten ratsam, der Ihnen eine genaue Einschätzung dazu geben kann, wo sich bei Ihnen noch ungenutztes Potential verbirgt.

Steigern Sie die Produktivität mit Warehouse Management

Was auch für Unternehmen sehr teuer sein kann, ist die Arbeitsleistung. Häufig kommt es hier mit der Zeit sogar zu einer Kostenzunahme, weil das Mitarbeitergehalt aufgestockt wird. Sinnvoll ist es hier, an der Qualität der Arbeit zu schrauben. Sie sollten Ihre Mitarbeiter animieren, effizienter und somit auch produktiver der täglichen Arbeit nachzugehen.

Schauen Sie sich die Arbeiten an, denen Ihre Mitarbeiter im Lager tagtäglich nachgehen. Wie reduzieren Sie die Anzahl der Handgriffe, während die Qualität und das Ergebnis unverändert bleiben? Jeder Handgriff, den ein Mitarbeiter tätigt, hält auf. Das trifft auch auf Laufwege zu. Setzen Sie hier auf Optimierung, damit Ihre Mitarbeiter in der gleichen Zeit, mehr schaffen können.

Damit die Produktivität sich auch weiterhin positiv entwickelt, sollten Sie außerdem ein Auge auf die Zahlen werfen. Diese spiegeln Ihnen wieder, wie effizient es derzeit in Ihrem Lager zugeht. Loben Sie Mitarbeiter für gute Arbeitsleistung und geben Sie Ratschläge an Mitarbeiter, bei denen es derzeit etwas schleppend läuft. Auf diese Weise können Sie die Motivation steigern und das eigene Lager langfristig optimieren.

Setzen Sie auf Prozessoptimierung

Wenn Onlineshops wachsen und sich das Geschäft dahinter weiter aufbaut, wird irgendwann ein Punkt erreicht, an dem Prozessoptimierung schlicht unumgänglich ist. Es haben sich meist verschiedene Prozesse und Systeme geprägt und etabliert. Diese lassen sich jedoch nicht mehr 1 zu 1 für einen wachsenden Betrieb nutzen. Als kleiner Händler kennen Sie noch alle Artikel, die Sie führen in und auswendig. Sie lagern aufgrund von Platznot verschiedene Waren zusammen und kennen sich im Lager genau aus. Mit zunehmendem Wachstum geht jedoch auch die Übersichtlichkeit verloren. Immerhin sollten die logistischen Arbeitsschritte einheitlich und vor allem zeitnah erledigt werden können.

Wenn hier zum Beispiel nicht allen Mitarbeitern Kenntnis über die Lagerstruktur und den Aufbau zugänglich ist, kann nicht effizient gearbeitet werden. Wenn es innerhalb Ihres Teams zu Zuwachs kommt, müssen diese neuen Mitarbeiter deshalb dringend ins Team integriert werden. Essentielles Wissen über den Betrieb muss  zugänglich sein. Auf diese Weise können Sie die Prozesse verbessern, reduzieren Fehler und gelangen zu besseren Systemen und höherer Produktivität.

Nutzen Sie ein smartes Warehouse Management System (WMS)

Auch kleinere Betriebe bringen häufig Softwarelösungen zum Einsatz, um Ihnen bei Themen wie Abrechnung oder Inventur zu helfen. Ein WMS (Warehouse Management System) kann Sie jedoch bei verschiedenen Arbeiten rund um das Lager unterstützen. Je größer Ihr Betrieb wird, desto schneller werden Sie ganzheitliche Softwarelösungen zu schätzen wissen. Wenn ein Programm mehrere Funktionen in sich vereint, sparen Sie sich in der Praxis das hin und her Klicken und können besser arbeiten. Bei der Lageroptimierung empfehlen wir unseren Kunden meist JTL-WMS. Dies wurde speziell für den Onlinehandel entwickelt, kann an die JTL-Wawi oder Ihren Onlineshop angebunden werden und unterstützt Sie beim Lagermanagement. Vielfältige Funktionen rund um Fulfillment-Prozesse wie das Picken und Packen in Ihrem Lager können mit JTL-WMS problemlos vereinfacht werden.

Zeit für ein Upgrade

Für sich allein bringt ein WMS noch keine große Erleichterung im Betrieb. Stattdessen ist es die Integration in alltägliche Arbeitsabläufe und die Anwendung, die am Ende einen großen Unterschied machen. Sie müssen außerdem auch weiterhin nach Fehlerquellen Ausschau halten und diese eliminieren. Führen Sie zeitsparende Systeme wie Barcodes ein und nehmen Sie ein technisches Upgrade bei Ihrer Ausstattung vor. Auch der Packtisch ist häufig ein echter Zeitkiller, wenn er nicht vernünftig organisiert und mit den wichtigsten Werkzeugen und Materialien ausgestattet ist. Führen Sie in Ihrem Lager einen Audit vor, um Optimierungsmöglichkeiten schnell zu erkennen.

Laufwege minimieren

Wie kostspielig das Fulfillment einer Bestellung für Sie ist, hängt nicht zuletzt auch mit den Laufwegen zusammen, die Ihre Mitarbeiter gehen müssen, um die einzelnen Artikel zusammenzusuchen. Die Struktur und der Aufbau sind deshalb für die Effizienz Ihres Lagers unbedingt mitentscheidend. Waren, die sich besonders gut und schnell verkaufen, sollten möglichst weit vorn im Lager platziert werden, sodass es Ihre Mitarbeiter nicht weit haben, um diese zu verpacken. Auch können Sie solche Artikel, die häufig zusammen gekauft werden, nebeneinander lagern, um ebenfalls die Gesamtstrecke zu reduzieren. Häufig muss hier zu Beginn der Optimierung an einem Konzept gearbeitet werden, damit das Umräumen des Lagers am Ende auch Sinn ergibt. Sie werden im Anschluss jedoch schon am ersten Tag die Zeitersparnis bemerken.

Ergeben Sie Ordnung zur Priorität

Ordnung ist das halbe Leben. Trotzdem lässt die Sauberkeit in vielen Warenlagern zu wünschen übrig. Häufig beginnt alles noch sehr geordnet, doch je länger das Lager in Betrieb ist, desto mehr sammelt sich hier Staub, Dreck und generelle Unordnung an. Ob Sie es glauben oder nicht: Ein unordentliches Lager kann für Sie schnell sehr teuer werden. Sobald die Unordnung für Ihre Mitarbeiter zum Hindernis wird, verlieren Sie aktiv Zeit und die Effizienz sinkt. Mitarbeiter müssen Ausweichen, nach Materialien suchen und sich im Chaos irgendwie zurechtfinden. Arbeiten Sie daher an Disziplin und Ordnung in Ihrem Lager, damit Ihre Mitarbeiter frustrationsfrei und effizient arbeiten können.

Nutzen Sie den Platz sinnvoll

Platz ist einem Warenlager früher oder später immer Mangelware. Während Sie mehr und mehr Artikel ins Sortiment aufnehmen und in Ihrem Lager verstauen müssen, gibt es einige Techniken, um den vorhandenen Platz noch besser zu nutzen.

Denken Sie dreidimensional – Schon bei der Entscheidung für die Räumlichkeiten, sollten Sie in Kubikmetern denken und nicht nur in Quadratmetern. Auch wenn die Grundfläche eher gering ist, erlaubt Ihnen die Nutzung smarter Lagerregale, auch die Höhe zu nutzen. Mit Gabelstaplern oder Leitersystemen behalten Sie trotzdem Zugriff auf Ihre Waren.

Nutzen Sie vielfältige Lagermöglichkeiten – Nicht jede Lagertechnik eignet sich auch für jedes Produkt. Indem Sie Paletten, Regale, Kisten und Fässer nutzen, können Sie häufig die Raumkapazität noch besser nutzen und Ihren Artikeln besser gerecht werden. Auch wenn die Entscheidung für nur eine Möglichkeit auf den ersten Blick kostsparender erscheinen mag, ist diese für einige Ihrer Artikel vielleicht nicht so gut geeignet.

Bereinigen Sie unnötiges Inventar – In einem wirklich effizienten Lager gehört es unbedingt dazu, einen Blick darauf zu haben, wie gut bestimmte Waren verkauft werden. Was schwer verkäuflich ist und Ihnen nur unnötig Lagerplatz wegnimmt, sollte schleunigst bereinigt werden. Verkaufen Sie die Artikel zum Beispiel mit etwas Rabatt und machen Sie so Platz für andere Produkte.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Einen kleineren Betrieb zu führen bringt auch viele Vorteile mit sich. Sie kennen Ihre Mitarbeiter in der Regel persönlich und pflegen engere Beziehungen zu Ihnen. Oftmals kommt eine beinahe familiäre Atmosphäre auf. Im Gegenzug sind die Mitarbeiter dann häufig deutlich engagierter und möchten dem Unternehmen aktiv helfen. Je größer Ihr Betrieb wird, desto schwieriger wird es jedoch, diese Beziehungen auch aufrecht zu halten. Sie müssen einzelne Abteilungen etablieren und Managementaufgaben an andere abgeben. Sie sollten Ihre Mitarbeiter trotzdem auch weiterhin als Priorität ansehen. Veranstalten Sie regelmäßig Schulungen und Meetings, um neue Erkenntnisse und firmeninternes Wissen zu teilen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter auch zum Austausch untereinander, damit daraus am Ende eine bessere Zusammenarbeit entsteht. Von besserer Teamarbeit profitiert nicht zuletzt auch die Effizienz in Ihrem Warenlager.

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag einen Einstieg ins Thema Lagerverwaltung beziehungsweise Warehouse Management geben konnten. Viele unserer Kunden bringen für die Verwaltung Ihres Lagers erfolgreich die Softwarelösung JTL-WMS zum Einsatz. Als JTL Enterprise Partner sind wir auf die Beratung und Support zu den JTL Produkten spezialisiert. Gern erklären wir Ihnen die Vorteile des WMS in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Senden Sie uns gern eine Anfrage oder stellen Sie Fragen direkt an unser Support-Team. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

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